企画書・提案書は、提案相手のことを考え、相手が見たら、読んだら、どう思うか、どうとらえるか、どう考えるかを意識して書く必要があります。相手を意識することで、分かりやすさとは何かを考え、どう書けば分かりやすくなるかを工夫しながら、書くことができます。

しかし、企画書・提案書をあまり作成しなれていない人は、分かりやすく作成しようと思うことは、あまりありません。自分が言いたいことを、言葉にして書いていくだけです。自分のプランをどう表現するかに精いっぱいで、相手が企画書・提案書を見る、読むことまで意識が行かないのです。その結果、長い文章だけになったり、分かりづらい言い回しをしたり、必要な図解がなかったり、ということになったります。

なぜ、企画書・提案書には分かりやすさが必要なのか。基本的には、相手が理解してくれないと話が進まないからです。２番目に、分かりやすければ、相手がきちんと正しく、こちらの意図したとおりに理解してくれます。３番目に、相手側にこちらが企画の趣旨や骨子、意図をきちんと理解してくれていると思ってもらえます。分かりやすい企画書・提案書とは、相手の理解を助け、企画採用に導き、共通の意識を持つために必要な在り方と言えます。

では、分かりやすい企画書・提案書とは、どういうものでしょうか？　表紙を見れば目指すものが分かる、目次を見ればどんなストーリーか分かる、ページを見れば何を言いたいのかが分かる、というように、見て分かる企画書・提案書です。つまり、表紙、全体構成、ページ内容に渡って、見て分かりやすくなっている企画書・提案書です。

そして、企画書・提案書の基本である文章を、分かりやすいことを意識して書いていきます。ポイントは、グラフィック広告のように、表紙や各ページにコピーやキャッチフレーズを入れること。これをする必要がないページなら、目立つ１文をどこかに作ります。ページごとに強い１文を入れることで、企画書・提案書は格段に分かりやすくなります。

細かい説明を書く場合でも、原則、長い文章は書きません。基本は箇条書きにします。箇条書きは分かりやすく整理することにもつながります。どうしても長くなりそうなときは、1文は3行までにして、１行スペースを空け、読みやすくします。まどろっこしい言い回しなどは厳禁です。

そのほか、色の工夫、図解で説明、表やデータを使う、文字の大きさを変えるなど、分かりやすく企画書・提案書を作成するノウハウ、テクニックはいろいろあります。込み入った仕組みやシステムなどを説明するには、図解は必須ですし、文字を一部赤くするだけでも、強調する部分が明確になって分かりやすくなります。

結局、分かりやすい企画書・提案書とは、大きい観点、小さい部分での書き方、見せ方の工夫の積み重ねであるといえます。

私どもの企画書・提案書作成代行サービスでは、分かりやすさを重視しています。実際、クライアントに提出しますと「分かりやすい」というお言葉をいただくことも頻繁にあります。分かりやすい企画書・提案書を作成したいときや、自分でしてもうまく作成できないときなど、ご相談ください。