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2022年6月23日(木曜日)

入札企画提案書作成には相応の時間がかかる

カテゴリー: - hagiri @ 10時12分47秒

入札企画提案書作成の難易度が上がっていることは、そのまま入札企画提案書作成に時間がかかることにつながります。

50ページ作るには10日では無理ですし、100ページ作るのに2週間では時間が少なすぎます。

入札企画提案書作成に結構なれた担当者が、自社の精通した業務について自分で企画提案書を作成するのであれば、まだ対応できるかもしれません。

あるいは、過去に同じような業務を行ったことがあり、そのときの企画提案書をベースに作成することができるようなケースであれば十分対応できるでしょう。

ただ当社のような企画提案書作成代行会社にはじめて外注する場合は、そうは簡単にはいきません。

受注側からすると、初めての会社からのこのような短い期間での依頼では、会社概要や入札内容を把握した上で、落札できるような完成度の高い企画提案書を作るのはなかなか困難です。

発注側として企画提案書を依頼する時点で、自社の特徴や強み、自社なりの提案内容をポイントを押さえた上で、それなりにきちんとまとめられている資料を提供されれば、まだ可能性はあるかもしれません。

ただ、そこまできちんと準備されている会社というのはほとんどありません。

冒頭で述べた2週間で100ページ作ってほしいという依頼の会社は実際にあった話なのです。

その会社として用意している資料は何もなく、ただ業務をこなすだけの能力があるので、口頭で説明するから企画提案書にしてほしいというのです。

仕様書を見ると、メイン業務であるイベントなどを全国でかなりの回数やらなければならず、それは口頭で説明できるようなものではなく、いつどこで誰がどのように実施するかという資料として提供していただく必要のある内容のものでした。

その内容がないのなら、口頭で説明する以前の問題として、まず企画内容を詰めるという作業が必要でしょう。

まず発注側で企画内容を詰めて、それから企画提案書を作成するための調整をするのですから、2週間で100ページの企画提案書を作成するとなると、夢物語のように私には思えました。

そもそも入札が公示されたのが、さらにその2週間以上前なので、色々な事情はあるのかもしれませんが、もっと早くから準備をしなければならないと思います。

そのほか受注するために必要なことを確認するためにやり取りをしていると、企画提案書の作成にまだ慣れていなくて、なんとかなるだろうという感じのようで、その認識がかなり甘いですよね。

以上のようにポイントとなることを押さえたところで、受注できるイメージが湧かなかったですし、こちらで検討する時間を多く取るのも発注できそうな感覚を与えてしまうと迷惑がかかると思ったので、力になれず申し訳ないと思いつつお断りしました。

10日で50ページ作ってくれという会社も、大体同じような感じでした。

仕様書だけの状態で資料を何も作成していないのであれば、おおよその最低限の目安は、50ページなら1か月、100ページなら2か月ぐらいほしいです(それでも時間的には厳しいでしょう)。

仕様書以外に何も企画内容について資料がない場合の手順としては、受注側の一般的な手順としては以下のような調整をします。

1.まず仕様書をよく読むこと

2.発注側と受注側でできることを切り分けること

3.発注側のすべきことを伝え、いつまでに提出できるかを確認すること

4.全体をスケジュール化すること

5.受注側でできる作業を進めること

6.発注側で作成した資料をいただき全体的な企画提案書を作り始めること

本格的な作業は6以降ですし、細かくはもっといろいろな作業がありますが、大筋においては6まで目処が立てられれば対応可能でしょう。

ポイントとなるのは、やはり発注側からの資料提供が、いつどのくらいの精度でできあがってくるかということです。

精度が低いと、発注側に作業の追加をお願いしたり、受注側で作業をしないといけないことも起こり得ます。

そうするとまた時間が後ろにずれます。

2週間で100ページの事例あれば、どんなに遅くても2週間前までには精度の高いレベルで、6までいってないと難しいと思います。

ところが2週間前で1の段階から始めないといけないのですから、ほとんど無理ゲーの世界でしょう。

入札における企画提案書の作成は難易度が上がっているとともに時間がかかるものになっていますから、発注側もきちんとした作成イメージを持っていないと発注することも難しくなっているという話です。

入札企画提案書代行サービスは、自動販売機のようにお金を入れればポンと商品が出てくるようなものではなく、発注側における対応も重要になっています。


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