企画書・提案書を作る前の重要な作業に、情報やデータの収集・分析作業があります。

理想的なのは多すぎず少なすぎず必要なだけの資料がそろっていることですが、そういったケースはほとんどありません。大抵は少なすぎる、たまに多すぎるといった感じです。

情報やデータをまとめるのに慣れた方は、少なすぎるより多すぎるほうがよいものです。たくさんある情報の中から価値のある情報を見極めピックアップ、整理し、現状分析や企画の説得材料として的確に使えるからです。慣れない方の場合は、情報が多すぎると、まとめきれずにうまく操れないことがあります。重要な情報は何かということを理解せずに、袋小路にはまってしまい作業が止まってしまう方もいます。そうなったら、改めて、必要な情報は何で、情報からどういうふうに話を展開していくか、全体的な視点から情報をとらえなおす必要があります。

慣れていない方が情報を見て、本当は重要な情報なのに、要らないと勝手に判断してしまうこともあります。情報の価値は、見る人によって異なりますし、重要な情報は気付かれ難いことがあるからです。例えば、クレームは重要な情報源ですが、活かせるクレームかどうかを見抜くのは難しいということです。

重要な情報かどうかの判断は最終的に個人の見る眼にまかせるしかないのですが、重要な情報かどうかを判断する視点なら、だれでも持つことできます。それは、もちろん、顧客視点、お客様視点です。顧客に提供する商品やサービスそのものや顧客が享受するメリット、ベネフィット、顧客への販売方法などにおいて、重要な情報になりうるかどうかという視点です。ビジネスの企画における情報の価値は、顧客視点に収れんされます。

以上のように、慣れていない方は、情報の価値をわかっていなかったり、判断できなかったり、視点がなかったりするわけです。重要な情報が抜けていると間違った方向に行ったり、あとで重要な情報があることがわかると１から企画のやり直しになることもあります。ですから、もし自分が企画をするのではなく、プランナーに依頼するのなら自分１人で勝手に要らないと判断するのではなく、プランナーに情報は全部渡すほうが賢明です。情報が多いほうがいいというのは、このような理由があります。

情報が少なすぎる場合、自分で集められるものは集め、クライアントしか集められない情報は、クライアントの担当者に頼むしかありません。クライアントの内部情報には集めるのが難しい情報もあったりします。特に大手企業の場合などは、機密情報扱いになると部署が違うだけで手に入れることができなかったりします。機密情報なら入手できないのも仕方のないことなのですが、それでも担当者の中には、いろいろな手を使って情報を手に入れる方もいます。重要な情報を入手できるかどうかはその人の能力のうちです。

実際の情報収集作業としては、特に重要な情報はあらかじめ目星をつけて集中的に作業します。そして、周辺情報や関連情報も含め、なるべく多く集めていくというのが基本です。

ここまで情報にこだわるのは、企画は情報からしか生まれないからです。着想や発想、アイデア、方向性、考え方、ターゲット、戦略、実施プランなどは基本的に情報に基づきます。ですから、重要な情報が欠落していると、企画内容そのものに支障がでてくるのです。情報が欠落しているくらいなら、多すぎるほうがよいのです。多すぎることが問題になることもありますが、それなら、情報を見る眼、見抜く眼、整理する技術、分析力などを磨いて、情報の多さに負けないような力をつけるだけです。

結論としては、よい企画書・提案書を作るためには、情報は多いほどよいということです。