マイクロソフトのワープロソフト・ワードで企画書・提案書を書く人がいます。悪いことではありませんが、ワードで書くと、文字だらけの企画書・提案書になりがちです。

ワードは、行数と１行あたりの文字数がベースとなった画面の上に書いていきますから、まず文章を書くことが前提になっています。必然的に、文章を書いて、必要ならば図表などを入れて補足するというやり方になります。図表を入れる場合でも、スペースを取ってその中に図表を書いていくやり方が、あまり使い勝手がよくありません。結果、長い文章で構成された、理解しづらい企画書・提案書になってしまいます。

長い文章が必要な報告書の要素が強い企画書・提案書では、ワードのほうがよいこともありますが、ケースとしては少ないです。やはり、企画書・提案書は、理解しやすい、分かりやすい図解されたもののほうがベターです。

マイクロソフトのプレゼンテーションソフト・パワーポイントの本来の用途は、パソコン、プロジェクターなどを使用したプレゼンに用いる資料の作成です。ただ、アドビのイラストレーターのように、好きな場所に好きなように文章、図、イラスト、写真を貼り付けられるドロー系のソフトであることから、企画書・提案書を書くためのソフトとして使用する人も多くなっています。

パワーポイントなら、好きなように書いていけます。プロジェククタープレゼン用の箇条書きが得意ですが、文字は少なく、イラストや写真を中心にしても大丈夫です。図解企画書も書きやすいです。つまり、理解されやすい、分かりやすい企画書・提案書を作りやすいということです。

理解されやすい、分かりやすい企画書・提案書を書くためのノウハウ、テクニックはいろいろありますが、基本は、簡潔な文章とそれを説明するための図解、写真、イラストを組み合わせた、ぱっと見て理解できるビジュアル的な見せ方です。長く文章で説明したいときでも、要素やステップ、その他内容に合わせて的確に文章を分類して、ビジュアル的に見せるように工夫することができます。パワーポイントでは、見せるための工夫がしやすいのです。

この書きやすさから、パワーポイントは多くの人に使用されるようになってきました。しかし、日常業務の関係でワードをメインに使っている方は、まだまだいらっしゃいます。その延長で、企画書・提案書を書くことになったときにも、いつも使っているワードで、ということになります。

ところが、ワードで書いてしまうと、最初に述べたように、文字だらけの分かりづらい企画書・提案書になってしまうのです。書いてみて見直していると、もっと見やすい、分かりやすいしたい企画書・提案書にしたいという欲求がでてきます。

そんなときは、どうぞご相談ください。私どもでは、ワードから分かりやすいパワーポイントへの企画書・提案書の作成代行をいたします。