企画書・提案書の中に、表を入れることも多いものです。私の場合は、事業企画書を作るときに損益計算書を入れることが一番多いのですが、営業企画書で見積もりや計算シミュレーションを入れたりすることもあります。
やり方としては、エクセルで作成した損益計算書や見積書を、パワーポイントで作成した企画書・提案書にコピペなどして挿入します。エクセルで表を計算することで、計算間違えがなくなる、単価や計算式が変更したときに修正しやすいなどのメリットがあります。
ところで、企画書・提案書の中には、表や計算を多用したり、重点をおいたりすることがあります。例えば、企業の電気代を削減するソリューションを提供するような場合、現状の顧客の電気の使用状況、ソリューションを導入後の使用予想、ソリューションのお見積りというように、いくつもの計算や表が必要になってきます。そして、各数字は、企業のオフィスや工場の、面積、電気機器の数量、電気使用状況、ソリューションの提供内容によって大きく変わってきます。このようなケースでは、エクセルで１つずつ表を作成し、それをパワーポイントに貼り付けていたのでは面倒なので、最初からエクセルで企画書・提案書を作ってしまいます。
しかし、エクセルは表計算ソフトですから、エクセルをベースとして企画書・提案書を作成する場合は、使いやすい設定を行う必要があります。おすすめのやり方としては、竹島愼一郎氏の著書『エクセルで極める１枚企画書』で紹介されている方法です。
詳細は本書をご覧いただきたいのですが、基本は、エクセルのセルを方眼紙のようにフォーマットした上にA4サイズなどの作成したいサイズのスペースを取り、企画書・提案書を作成していくというやり方です。
エクセルの場合、基本となるのはセルですから、セルを細かく設定することで、融通の利く書き方が可能になるということです。特に企画書・提案書のページレイアウト作業をするときに、細かいセルを有効活用することができます。
エクセルは、文字や図形をセルに限定しないで自由に置くこともできます。文字は行単位、図はスペースを取って作成するワードよりも、エクセルはパワーポイントに近い操作性を提供してくれます。
そして、エクセルの強みはなんといっても計算力です。エクセルで作成した企画書・提案書なら、何個の表があっても、基本となる数字を変更するだけで、瞬時に計算してくれます。表を１個ずつパワポにコピペするという作業もなくなります。クライアントの数が多く、たくさん提案するような場合、特に威力を発揮してくれます。
背景的には、パワーポイントの利用者が増えているとはいえ、エクセルのほうがユーザーが多いという事情もあります。また、計算が多い企画書・提案書は、営業マンが営業的に使うケースが多く、つまり、営業マンはパワーポイントよりもエクセルのほうが使い慣れているという状況もあったりします。
企画書・提案書の作成には、パワーポイントが一番よいことが多いのですが、企画書・提案書の内容や使い方、社内状況によっては、エクセルを使用して企画書・提案書を作成するほうがよいこともあるのです。
本記事を読まれて、エクセルの企画書・提案書がよさそう、導入してみたいと思われた方は、お気軽にご相談ください。
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