説明書類には、提出する提案書、企画書、計画書のほか、申込書、会社概要などの書類の記述すべき内容とその提出方法、提出期限などが記載してあります。財務諸表などの決算書類を数期分添付しなければならない入札もあります。
大抵の場合、質問も受け付けていて、何月何日までに質問をすれば、何月何日に回答がくるということになっています。質問については以前はFAXでやりとりしていたのですが、最近はEメールが多いようです。
これらの作業の中で、一番大変なのが、提案書、企画書、計画書の作成です。ポイントは、「実施要領」などの説明書類をよく読み込むことです。答えは、質問の中にあるというわけです。
「実施要領」には、提案書、企画書、計画書の項目レベルで書くべきことが記載されています。項目だけでなく、盛り込むべきことを細かく説明していることもあります。その書かれている言葉の、その狙いや趣旨を委託業務の内容に照らし合わせて、十分に読み込むことが求められるのです。
最近は、提出された提案書、企画書の評価指標も「実施要領」に記載されていることが多くなっています。評価指標は、ほとんど、提案書、企画書、計画書の項目や書き方に対応していますが、微妙にズレていたります。
つまり、提案書、企画書、計画書の項目レベルとその評価指標を見比べながら、微妙なズレを認識しながら、提案書、企画書、計画書を作成することが、入札書類の作成ポイントになってくるわけです。
入札を評価する人たち（評価者も記載してあることもあります）は、評価指標にそって評価する（ポイントが記載されていることもあります）わけですから、求められる提案書、企画書、計画書もおのずとわかってくるというのもあります。
以上のように、「実施要領」をどれだけきちんと読むか、読めるか、どう対応するかが重要になってきます。
私でもでは、いろいろな入札提案書、入札企画書を作成してきました。入札企画書・提案書作成でお困りの際は、お気軽にご相談ください。
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