官公庁が実施する入札制度は、一見公平な制度に思えますが、実際は、過去に落札し、実際に業務を運営している企業のほうが、実績、経験で積み上げたノウハウや情報があるので、やはり有利です。

それは、落札経験の豊富な企業と、落札経験の少ない企業、落札経験のない企業など、落札経験の違う企業の入札業務を実際にサポートしているとよくわかります。落札経験の豊富な企業は、持っている情報、データをうまく活用して、採用されやすい企画書・提案書を作りやすいのです。

ところで、入札という制度が浸透しつつある中で、入札で求められることも高度化してきているというのが最近の傾向です。

もちろん入札する業務内容、規模にもよるのですが、企画書・提案書に記載すべき項目が厳格に規定されていたり、企画書・提案書の枚数が何枚と決められていることもよくあります。

記載すべき項目が規定されている場合、何が求められるかを的確に見抜き、提案する側ならではの考え方、視点から、自社の強みを十分に盛り込みながら、適切でわかりやすく適度な情報量で答えていくのが基本です。

なにげに、「的確」「適切」「適度」といった言葉を使いましたが、実はこのあたりのさじ加減が難しいところです。これらは、最終的には企画書・提案書を採点する側の基準、判断によるので、提案する側としては推測して行うしかないからです。

企画書・提案書の枚数が決められている場合には、その中で、最大限うまくまとめるテクニックが要求されます。決められている枚数は、２枚、３枚という少ない枚数のときもありますし、10枚というケースや、40枚以内と多めの枚数のときもあります。

実は、規定枚数が多いときよりも、２枚、３枚というように少ないときのほうが、まとめるのはテクニックが必要です。というのは、大抵の場合、盛り込みたい情報が多すぎて、２枚、３枚ではとてもおさまらないので、まとめるのが結構大変なのです。

少ない枚数におさめるためには、１枚企画書・提案書作成のノウハウを駆使することになります。１枚に入れる項目を設定し、１枚ずつレイアウトに気を使い、言葉使いを簡潔にして、文章量を適切にしていきながら、わかりやすくまとめていきます。２枚、３枚というのは、まとめ方によって、各社の作り方に大きな違いが出やすいので、うまくまとめることができればポイントを稼げます。

入札によっては、プレゼンテーションを行うこともあります。企画書・提案書とは別にプレゼンテーション資料を用意して、プロジェクターでプレゼンすることを求められるのです。

プレゼンテーションは、大抵、１社あたり何分というように持ち時間が決められているので、その範囲で行うことを前提に作ります。

ただ、企画書・提案書を単にまとめたものにするのか、どこかにポイントをおくのか、もっとドラマティックに展開していくかなど、プレゼンテーションのやり方を考えないといけません。

中には、アニメを使ったほうがよいという入札説明書に書いていない口頭での「指示」もあり、単に１枚がペラペラめくるプレゼンテーション資料ではなく、パワーポイントのアニメ機能を効果的に使って、審査をする人を惹きつける“動くプレゼン”が求められたりします。

以上のように、官公庁が実施する入札制度も高度化してきています。落札後の業務内容の運営については自信があっても、落札できなけば始まらないわけで、その落札するためのノウハウ、テクニックもまたかなりの能力が必要というわけです。

しかし、業務の運営に長けていても、専門外の企画書・提案書作成やプレゼンテーション資料の作成までは、うまくできないという会社は多いものです。それはそうです。企画、提案のプロでもなく、数年に一度などたまにしか行わないのに、うまくできるわけありません。大抵は、自社で苦労してもうまく作れないという結果になりがちですから、外注してプロにまかせるほうがよいでしょう。

私どもでは、高度化する入札企画書・提案書、プレゼン資料の作成代行をいたします。多くの実績がございます。お気軽にご相談ください。