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最新の企画書ファイルを明示するためである。

＜見方＞
多くのものと同じように、企画書もまた更新されるものである。自分で更新することもあれば、依頼主の依頼を受けたり、クライアントの要望にそって企画書は更新される。自分で更新作業をすることもあれば、依頼主やクライアントが更新作業をすることもある。こうして、同じ企画書から少しずつ違う企画書が、少しずつ生み出されていく。

この企画書内容の変更は、企画書ファイルの名前の変更を伴う場合もあるし、ファイル名が同じこともある。ファイル名が同じだと、どのファイルをだれが更新したファイルなのかがわからなくなりがちである。パソコンのファイルシステムで、いつ更新されたかはわかるので、一番新しいファイルはどれかがわかるだけである。

それでも、頻繁に更新されなければ把握することもできるが、何度も何度も更新される企画書となると、そうもいかない。１日10回とか。どの企画作業がそうなるとは事前に把握などできないので、そうなることを想定すると、企画書ファイルのルールを決めておく必要性がでてくる。

私の場合、まず、作業はじめの月日を、作業内容のファイル名の後ろに入れる。これで、いつから始めたのかがわかる。例えば、「○○携帯サイト0720」という具合である。年月日を入れるときもあるが、それは、複数年にわたって続くと想定される企画の場合である。

年月日の場合、「08_0720」と、年と月日の間にアンダーバーを入れるようにしている。4ケタだと見た瞬間だとわかるが、080720となると、一瞬だが確認する時間が必要だからだ。

そして、人からの更新依頼があったときに、日付をその作業日にする。「○○携帯サイト0725」。そうすると、最新のファイルがどれか日付で簡単にわかる。

同じ日に何度も更新作業を行う場合、日付の後ろにabcdとアルファベットの小文字を付けていく。「○○携帯サイト0727a」「○○携帯サイト0727b」「○○携帯サイト0727c」。これで、同じ日の中での最新ファイルがわかる。このアルファベットの小文字は、数字はもちろん、大文字アルファベットよりも認識しやすい。

自分一人で更新作業を行う場合、これで、どのファイルが一番新しいかということに迷うことは一切なくなる。注意点としては、同じフォルダーの中に、必ず入れ込むことだ。

依頼主やクライアントが更新したファイルを送ってきたときは、「○○携帯サイト0720山田さん」というように、私が書いた書類に対して、だれが更新したのかをわかるようにする。それを自分で更新したときは、「○○携帯サイト0727」というように、更新者の名前は消える。

日付を基本にしながら、更新者をどう扱うかのルールを決めておくだけで、企画書ファイルはぐっと管理しやすくなる。

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